Электронная трудовая книжка

Переход документации из режима офлайн в онлайн пространство продолжается. Например, такой привычный для всех трудоспособных граждан документ, как трудовая книжка становится электронным. Такое новшество обсуждалось давно, но оформить электронную трудовую книжку для рядовых граждан стало возможным только с начала января 2022 года.

Как утверждают разработчики проекта, новый формат принесет документу только пользу, так как получать информацию о трудовой деятельности смогут как работодатели, так и сотрудники. К тому же обновление хорошо скажется на кадровом учете, сделав его проще и удобнее. Доступ к информации можно будет получить практически с каждого устройства с выходом в интернет, так что можно будет не переживать о сохранности бумажного документа. Правда и отказываться от него сразу нет необходимости. Правительство учло силу привычки, потому люди, которые пожелают работать с бумажными книжками, могут продолжать это делать.

Получите консультацию нашего юриста в течение 5 минут.

Алексей Романов юрист-консультант

Ответ за 15 минут 89 консультаций сегодня 98% довольных клиентов Гарантируем конфиденциальность ваших персональных данных! Задать вопрос

Почему электронный формат удобнее и в чем его отличие от стандарта

ЭТК – это формат трудовой книжки без бумажного носителя. Работать с этим документом можно через портал Госуслуги или в Личном кабинете. Также есть возможность использовать специальное мобильное приложение. Но информацию можно будет получить и в бумажном виде. В частности, как выписку, которую можно запросить у работодателя, в МФЦ или в Пенсионном фонде. Другими словами, пользоваться ЭТК довольно удобно. Рассмотрим более подробно его преимущества:

• работники могут быстро и максимально удобным способом получить информацию о всех пунктах своего трудового опыта;
• в электронном формате практически невозможно допустить ошибку, внести неточные или недостоверные сведения;
• люди могут получать дополнительные преимущества при дистанционном трудоустройстве;
• работодатели могут снизить количество издержек, которых они придерживаются при хранении трудовых своих сотрудников;
• работник может заниматься оформление пенсии дистанционно, не собирая огромное количество справок и других ненужных документов;
• получить гос. услуги люди, которые в них заинтересованы, также могут гораздо проще, если у них будет цифровая трудовая;
• обработка данных в электронном виде проводиться быстрее, и в ней могут принять участие сразу несколько органов одновременно, что значительно экономит время.

Кроме того, нельзя не упомянуть высочайший уровень безопасности для сохранности данных. Этому вопросу было уделено много внимания, поскольку вся трудовая деятельность человека находится здесь.

Какую информацию содержит ЭТК

Бумажный формат для всех уже привычен, а вот электронный вызывает множество вопросов. И самый главный из них – что указывается в рассматриваемом документе? Практически те же сведения, что и в бумажном эквиваленте. Но давайте все же разберёмся, какую информации содержит ЭТК:

Работодатель сможет проверять будущих работников до вступления на должность, а также вносить информацию максимально удобным и быстрым способом.

Как перейти на электронный формат

Формировать ЭТК россияне начали не так давно – это стало возможным с первого дня 2022 года. Но переходить на рассматриваемый формат или нет – дело каждого работника. Эта мера не насильственная и проводиться исключительно по согласию работника. Но такое правило уже не касается людей, которые получат свою первую официальную работу в 2022 году. Им уже не будут оформляться бумажную версию, а заведут только электронную.

Если человек хочет получить ЭТК ему потребуется сделать следующее:

• написать специальное заявление работодателю, при этом указав, желает ли он сохранить бумажный вариант;
• можно заявить, что желаете пользоваться старым образцом документа;
• в бумажном формате будет поставлена печать о наличии электронной версии;
• сохраните обычную трудовую, так как в ней информации о стаже до 2022 года.

На ЭТК будут переходить постепенно, потому информация о новых рабочих местах будут вводиться в электронный формат, только если начали работать на новой должности с 2022 года. Вся старая информация пока сохранится на старых образцах. Если бумажная версия не интересует, больше в неё не станут вносить информацию. Если же решите использовать оба формата, сведения будут дублировать.

Что делать если не можете подать заявление

Есть категории работников, которые не смогут вовремя сообщить работодателям, какой формат они выбирают. Крайний срок для подачи такого заявления – 31 декабря 2020. Но у них есть возможность сделать все необходимое в любое удобное для них время. Но только если эти работники относятся к одной из перечисленных ниже групп:

• лица, которые не исполняют рабочие обязанности, но сохраняющие свою должность;
• люди, которые являются временно нетрудоспособными;
• граждане, пребывающие в отпуске;
• при временном отстранении;
• если человек имеет трудовой стаж, но не являющийся трудоустроенным на рассматриваемый момент (безработные).

Эти люди смогут принять решение, как только у них появится такая возможность.

Что должны сделать работодатели

На работодателей новый закон оказал самое радикальное действие, поскольку именно они должны научиться пользоваться ЭТК и правильно их вести, согласно новым правилам. Первое, что должно делать начальство – каждый месяц до 15 числа предоставить в Пенсионный фонд информацию о труде сотрудников, а также обо всем его предыдущем опыте (при первой передаче). Именно эти сведения будут внесены в ЭТК.

Если сотрудник получает свою первую должность, работа начальства – передать информацию о поступлении человека в штат к концу дня (рабочего). Но это правило вступает в силу только с начала 2022 года. Пока же компании должны провести довольно серьезный список подготовительных мероприятий, выполнение которых будут проверять в Пенсионном фонде.

• внести перемены в локальные нормативные акты (если есть профсоюз, эти новшества нужно обсудить с его представителями);
• обсудить с представителями работников изменения, собрав у них информацию о принятии новшеств и внесения их в коллективный договор;
• обеспечить техническую готовность для внедрения новых норм и сохранности информации о своих сотрудниках (вопросы кибербезопасности);
• уведомить работников о новых условиях (используя письменную форму), вложившись до 30 июня текущего года.

Выполнив все рассматриваемые требования, долг начальства сделать всё, чтобы сотрудники получили максимум информации и выбрали какую в дальнейшем трудовую использовать. Зависимо от выбора работника, дальнейшие действия начальства будут отличаться.

Что делать если бумажная версия сохраняется

Поскольку все уже привыкли пользоваться бумажными версиями, такое развитие событий вполне вероятно, потому начальству нужно знать какие действия предпринимать:

• помимо работы с электронным носителем, данные нужно вносить в бумажный эквивалент;
• такие же операции должен будет выполнять новый работодатель, если сотрудник поменяет место работы;
• сотрудник может подать заявку на отмену бумажной трудовой, оставив исключительно виртуальный эквивалент.

Следить за актуальной информацией важно, поскольку работники первое время могут пользоваться как старым, так и новым методом, а когда убедятся в надежности новинки, начнут использовать только её. Но такая перестраховка на данный момент довольно разумное решение. Особенно учитывая, что технология новая и пока не прижилась и не была опробована на практике.

Какую ответственность несет работодатель

Поскольку изменения в трудовом законодательстве довольно серьезные, они влекут за собой немалую ответственность для работодателей. В частности, начальство будет отвечать за следующие вопросы:

• задержка трудовой книжки или невнесение информации в неё в случае увольнения сотрудника;
• неправильное внесение сведений в книжку (даже если это касается неправильной формулировки);
• предоставление ошибочных сведений (умышленно или случайно) в Пенсионный фонд.

Причем ответственность за такую халатность понесут не только начальники в Москве, но и регионах. Потому работодатели должны в срочном порядке учиться осваивать новые технологии и работать с обновленными форматами. Если же уволенный работник не сможет найти новую работу из-за «медлительности» начальства, суд обязует бывших работодателей платить полную зарплату человеку, который ждет от них трудовой. Потому, чтобы не допустить факта вынужденного прогула работодателям придется подготовить существенную техническую базу, а также морально подготовиться к переходу на ЭТК.