Гарантийное письмо об оплате — образец

Гарантийное письмо — важный элемент деловой переписки между партнерами. Такой документ подтверждает и закрепляет намерения одной стороны в обязательном порядке выполнить определенные действия в пользу контрагента. Поговорим о том, какие основные задачи выполняет гарантийное письмо об оплате.

Что такое гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо — это способ подтверждения исполнения обязательств по договору. Данный документ играет важную роль в юридических отношениях между сторонами сделки. В некоторых случаях письмо является основанием для заключения доп. соглашения между партнерами.

Получите консультацию нашего юриста в течение 5 минут.

Алексей Романов юрист-консультант

Ответ за 15 минут 89 консультаций сегодня 98% довольных клиентов Гарантируем конфиденциальность ваших персональных данных! Задать вопрос

Одним из наиболее распространенных видов гарантийных обязательств является письмо на оплату задолженности (рассрочка платежей и реструктуризация долга).

Для того, чтобы гарантийное письмо имело юридическое значение, оно должно соответствовать следующим требованиям:

1. Обязательное наличие реквизитов обеих сторон сделки (полное наименование, юридический адрес и актуальные контактные данные).

2. Стиль написание — деловой (максимально короткий текст, в котором лаконично расписана вся необходимая информация).

3. Главная мысль письма должна быть грамотно сформулирована (никаких двояких выражений, обязательства сторон прописаны детально и четко ).

4. Отсутствие грамматических, пунктуационных и лексических ошибок.

5. Текст письма обязательно удостоверяется подписью и печатью гарантирующей стороны.

Гарантийное письмо об оплате задолженности имеет юридическую силу только в случае соответствия нормам делопроизводства.

Отправить гарантийное письмо об оплате задолженности контрагентуможно несколькими способами:

Во время личного визита (в данном случае получатель расписывается на втором экземпляре).

Заказной корреспонденцией с уведомлением.

По электронной почте.

Первые два способа считаются наиболее предпочтительными в связи с тем, что на руках у отправителя остается подтверждение о получении документа, на котором стоит подпись получателя.

Правила оформления документа

В связи с тем, что типовой образец заполнения гарантийного письма законодательно не закреплен, стороны должны придерживаться основных правил составления деловой документации.

В идеале письмо должно быть написано на фирменном бланке организации-должника. Однако допускается составление документации на листе бумаги формата А4.

Многих интересует вопрос о том, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности. Типовой (общий) образец можно скачать в интернете.

Прежде чем приступить к написанию письма, необходимо понимать какие функции выполняет данный документ:

1. Подтверждает факт признания задолженности.

2. Определяет размер долга.

3. Является доказательством факта оформления соглашения между сторонами сделки.

При заполнении образца гарантийного письма, необходимо указать следующую информацию:

1. Наименование организации (если автором является юридическое лицо), ФИО отправителя (если автор документа — физлицо).

2. Реквизиты отправителя (для юр. лиц указываются юридический адрес и банковские реквизиты, физические лица указывают только адрес регистрации).

3. Наименование организации или ФИО физического лица, которое является получателем корреспонденции.

4. Вид обстоятельств.

5. Перечень гарантийных обязательств.

6. Период исполнения.

7. Дата составления документа.

8. Подпись отправителя.

Организации и иные юридические лица обязаны заверить подпись руководителя гербовой печатью установленного образца.

Следует помнить, что письмо об оплате задолженности является гарантией исполнения взятых на себя обязательств. Если должник планирует отдавать задолженность по оплате товара несколькими платежами, в тексте письма необходимо отобразить график погашения долга. Для того, чтобы перенести или изменить сроки исполнения обязательств, необходимо написать гарантийное письмо об отсрочке платежа.

В данном случае в тексте документа указываются:

1. Причина невозможности своевременной оплаты.

2. Точные сроки погашения задолженности.

3. Ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.

Грамотно составленное гарантийное письмо удостоверяет (а в некоторых случаях и повышает) репутацию предприятия.

Получить юридическую помощь по вопросам гарантийного письма об оплате можно на нашем сайте.